งานกลุ่ม Webboard

งานกลุ่ม Webboard ชูชาติ เยาวลักษณ์ เพ็ญนภา

โปรแกรม Weka

โปรแกรม Weka

Endnote

Endnote

Mindjet MindManager

Mindjet MindManager

กรอบเนื้อหาวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบการจัดการความรู้ในองค์กร

เพื่อศึกษาวิเคราะห์ระบบการจัดการความรู้ในองค์กร แนวทางการจัดการความรู้ในองค์กร การออกแบบระบบการจัดการความรู้ในองค์กร กลยุทธ์การจัดการความรู้ การเลือกหรือกำหนดโดเมน (Domain) เพื่อจัดการความรู้ในองค์กร การกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการความรู้ (KM Road Map) การกำหนดขั้นตอนการจัดการความรู้ และบริหารโครงการการจัดการความรู้ โดยมุ่นเน้นฝึกทักษะการออกแบบการจัดการความรู้และเขียนแผนปฏิบัติการการจัดการความรู้ในองค์กร

ดูงานที่ NOK ว้าว...!

การศึกษาดูงานที่บริษัท เอ็นโอเค พรีซิชั่น คอมโพเนนท์ (ประเทศไทย) จำกัด : NOK
เมื่อวันที่ 29 มกราคม 2553

เกริ่นนำ
อาจารย์อุ๋ม นำคณะนักศึกษาปริญญาโทสาขาการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยราชภัฎสวนดุสิต ได้เดินทางไปดูงานด้าน KM ที่บริษัท NOK ซึ่งตั้งอยู่ที่นิคมอุตสาหกรรมบางปะอิน จ.พระนครศรีอยุธยา ซึ่งผมได้ยินเสียงร่ำลือมานานถึงความยอดเยี่ยมด้าน KM ของ NOK ซึ่งจากการได้รับฟังการบรรยายโดยคุณสราวุธ พันธุชงค์ และได้ไปเยี่ยมชมสถานที่จริง ต้องร้องว้าว .. ดังๆ ในใจ 3 ครั้ง ถ้าสงสัยว่าทำไมต้อง 3 ครั้ง ก็ตามมาหาคำตอบกัน

ว้าว...แรก
ถ้าถามว่า NOK ทำไมถึงทำ KM ได้เยี่ยมอย่างนี้ คงต้องยกให้วิสัยทัศน์ผู้นำองค์กร ที่กำหนดว่า “ก้าวไปสู่การเป็นบริษัทชั้นนำระดับโลก ในธุรกิจการผลิตชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความเที่ยงตรงสูง” ซึ่งหนึ่งในนโยบายบริหารจากจำนวน 4 ข้อ คือ “เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้และสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการเรียนรู้” ภายใต้วัฒนธรรมองค์กร 3 ประการ
· มีตัวตน : ปฎิบัติได้จริงและสัมผัสได้
· เชื่อมั่น : ผู้นา ทีมงาน และตัวเอง
· ศรัทธา : ความคิด ความเชื่อ วิสัยทัศน์
เห็นไหมว่าถ้ามีผู้นำ + วัฒนธรรมที่ชัดเจนแบบนี้ โอกาสที่ KM จะแจ้งเกิด ย่อมอยู่ไม่ไกลนัก

ว้าว...ที่สอง
ต่อคำถามที่ว่าทำ KM ไปทำไม ??? คำตอบก็คือ การทำ KM องค์กรจะเจริญเติบโต อย่างรวดเร็ว และยั่งยืน โดยมีเป้าหมายของการจัดการความรู้ ก็เพื่อให้คนในองค์กรเก่งขึ้น ตามแนวคิดนี้

ซึ่ง NOK ทำได้จริงๆ ครับพี่น้อง... ว้าว

ว้าว...สุดท้าย
NOK มีไอเดียเกี่ยวกับ KM ที่บรรเจิดและอีกมากมาย เน้นเฉพาะที่ผมสนใจ เช่น
· Employee Portfolio เป็นการสร้าง website เพื่อรวบรวมสิ่งที่พนักงานสนใจ/ความสามารถพิเศษที่พนักงานมี ถือเป็นการใช้ความรู้และทรัพย์สินที่อยู่ในตัวคน มาจัดหมวดหมู่ และนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรและพนักงาน
· Small Group Activity โดยว่าไปก็เป็น CoP แบบหนึ่ง เพียงแต่กลุ่มคนที่ทำไม่ใช่คนที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน แต่เป็นเรื่องของคนซึ่งอยู่ในพื้นที่เดียวกันต้องทำกิจกรรมร่วมกัน เป็นแบบกึ่งๆ บังคับ
ซึ่งจะว่าไปทั้งหลายทั้งปวงก็เป็นกลยุทธ์ในการสร้าง/หล่อหลอมให้คนใน NOK มีวัฒนธรรมแบบ NOK แบบเนียนๆ ไง ... ว้าว

บทสรุป
NOK เป็นตัวอย่างที่ดีในการทำ KM ที่เห็นผลเป็นรูปธรรม โดยไม่ทำให้พนักงานรู้สึกว่าเป็นภาระ กลับรู้สึกว่าเป็นเรื่องสนุกเป็นเรื่องที่น่าทำ โดยแฝงไปกับการทำกิจกรรมอื่นๆ เช่น TQM แต่อย่างไรก็ตามการทำ KM ให้ประสบความสำเร็จ คงต้องดูบริบทของแต่ละองค์กรด้วย เราคงไม่สามารถนำสูตรสำเร็จของ NOK มาใช้กับองค์กรของเราให้ประสบความสำเร็จเฉกเช่นกับ NOK ได้ทุกเรื่อง หากแต่เลือกพิจารณาปัจจัยที่ทำให้ประสบความสำเร็จและสอดคล้องกับองค์กรของเรามาปรับใช้ก็น่าจะถือว่าตรงกับเจตนารมย์ของ NOK และ KM ที่แบ่งปันความรู้ให้สังคมได้หยิบไปใช้ประโยชน์ด้วย

หากสนใจติดตามเรื่องเกี่ยวกับ NOK ก็ติดตามไปต่อได้ที่ website : http://www.nokpct.net/

KM action plan HRM

KM action plan HRM

KM Action Plan ประกอบการบ้านสัปดาห์ที่ 1

KM Action Plan ประกอบการบ้านสัปดาห์ที่ 1

การบรรยายพิเศษเรื่องการทำ KM ใน sanook.com

การบรรยายพิเศษเรื่องการทำ KM ใน sanook.com
เมื่อวันที่ 23 มกราคม 2553
โดย อ.ประธาน ด่านสกุลเจริญกิจ ตำแหน่ง Software Testing ของ website : sanook.com

· เป็นการบรรยายในรูปแบบ Storytelling โดยเล่าจากประสบการณ์จริง
· KM เริ่มจากการแสวงหาสิ่งที่สนใจเป็นการส่วนตัว (เช่น ชอบการท่องเที่ยว) --> ค้นหาข้อมูลที่สนใจ (Search ข้อมูลการท่องเที่ยวใน Internet) --> ได้ DATA --> ได้ Information --> ได้ Knowledge
· การทำ KM ของ อ.ประธานฯ คือ ผลลัพธ์ของสิ่งที่เป็นความหลงใหล/ความชอบส่วนตัว (Passion) และงานที่ต้องทำเพื่อดำรงชีพ
· การทำ KM ของ อ.ประธานฯ เริ่มจากการบันทึกสิ่งที่สนใจค้นคว้ามาลงในสมุดเพื่อรวบรวมและแบ่งปันในกลุ่มเล็กๆ ทีละคน ต่อมารู้สึกว่าการบันทึกจัดเก็บลงใน Blog จะมีความมั่นคงและสามารถเผยแพร่แบ่งปันให้กลุ่มผู้สนใจได้พร้อมกันหลายคน ซึ่งส่งผลให้เกิดเครือข่ายผู้ที่สนใจในเรื่องเดียวกันมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่าน Blog และได้ขยายผลไปสู่การจัดงาน Event ชื่องาน “Bug Day” และก้าวไปสู่การ Discussion “Give’ n Take” โดยเปลี่ยนจากการเป็นคนเบื้องหลัง มาสู่การเป็นคนเบื้องหน้า
· กระบวนการทำ KM ของ อ.ประธานฯ ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน
Define --> Build --> Store --> Use --> Update --> Revise
· การเขียนบทความลงใน Blog ที่ดี ควรสั้น กระชับ ได้ใจความ
· การ Sharing Knowledge ควรทำด้วยความสมัครใจ ไม่ใช่การบังคับ มิฉะนั้นจะได้แต่ปริมาณ (ที่สักแต่ว่าทำให้มี) แต่ไม่ได้คุณภาพ
· เมื่อคนมีความสนใจในเรื่องเดียวกันมารวมตัวกัน มักจะได้แนวความคิดใหม่ๆ (CoPs)
· สามารถเข้าไปเรียนรู้เพิ่มเติม Blog ของ อ.ประธานฯ ได้ที่ http://welovebug.com

Peer Assist

Peer Assist : เพื่อนช่วยเพื่อน


“Peer Assist” เป็นการจัดการความรู้ก่อนลงมือทำกิจกรรม (Learning Before Doing) เพื่อแสวงหาผู้ช่วยที่มีความแตกต่าง มาแลกเปลี่ยนประสบการณ์ความรู้ เพื่อขยายกรอบความคิดให้กว้างและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ความสำคัญ


ประโยชน์
การทำ Peer Assist จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการขับเคลื่อนการจัดการความรู้ โดยอาศัย “คน” เป็นธงนำ (People Driven) เปิดมุมมองความคิดที่หลากหลายจากการแลกเปลี่ยนระหว่างทีมที่มีทักษะ ความสามารถ และประสบการณ์ที่แตกต่างกัน ทำให้ไม่มองอะไรเพียงด้านเดียว
ประโยชน์ของ Peer Assist
· เป็นการเรียนลัดวิธีการทำงานต่างๆ ที่เราอาจไม่เคยรู้มาก่อน จากประสบการณ์ตรงของทีมผู้ช่วย จะทำให้รู้ว่าใครรู้อะไร
· ไม่ทำผิดพลาดซ้ำในสิ่งที่เคยมีผู้ทำผิดพลาด อีกทั้งยังช่วยให้ทีมเจ้าบ้านได้ความช่วยเหลือ ความคิดเห็น และมุมมองจากทีมผู้ช่วยภายนอก
· นำไปสู่แนวทางในการแก้ปัญหาหรือการทำงานใหม่ๆ และก่อให้เกิดการเชื่อมโยงเครือข่ายบุคคลที่เข้มแข็งมากยิ่งขึ้น

ความเป็นมา
Peer Assist เป็นเครื่องมือที่ได้รับการพัฒนาขึ้นใช้ครั้งแรกที่บริษัท BP-Amoco ซึ่งเป็นบริษัทน้ำมันยักษ์ใหญ่ของประเทศอังกฤษ โดยการสร้างให้เกิดกลไกการเรียนรู้ประสบการณ์ผู้อื่น ซึ่งเป็นเพื่อนร่วมอุดมการณ์หรือร่วมวิชาชีพ (peers) ก่อนที่จะเริ่มดำเนินกิจกรรมหรือโครงการใด ๆ ทั้งนี้ความหมายของ Peer Assist จะเกี่ยวข้องกับ
· การประชุมหรือการปฏิบัติการร่วมกันโดยมีผู้ที่ได้รับเชิญจากทีมภายนอก หรือทีมอื่น (ทีมเยือน) เพื่อมาแบ่งปันประสบการณ์ ความรู้ กับทีมเจ้าบ้าน (ทีมเหย้า) ที่เป็นผู้ร้องขอความช่วยเหลือ- เครื่องมือสำหรับแบ่งปันประสบการณ์ ความเข้าใจ ความรู้ ในเรื่องต่าง ๆ
· กลไกสำหรับแลกเปลี่ยนความรู้ผ่านการเชื่อมโยงติดต่อระหว่างบุคคลสำหรับข้อดีของการทำ Peer Assist นั้น ได้แก่
· เป็นกลไกการเรียนรู้ก่อนลงมือทำกิจกรรม (Learning Before Doing) ผ่านประสบการณ์ผู้อื่น เพื่อให้รู้ว่าใครรู้อะไร และไม่ทำผิดพลาดซ้ำในสิ่งที่เคยมีผู้ทำผิดพลาด ตลอดจนเรียนลัดวิธีการทำงานต่าง ๆ ที่เราอาจไม่เคยรู้มาก่อนจากประสบการณ์ของทีมผู้ช่วยภายนอก
· ช่วยให้ทีมเจ้าบ้านได้ความช่วยเหลือ ความคิดเห็น และมุมมองจากทีมผู้ช่วยภายนอก ซึ่งอาจนำไปสู่แนวทางในการแก้ปัญหาหรือการทำงานใหม่ ๆ

แนวคิดทฤษฎี
เมื่อจะเริ่ม "ลงมือทำ" เรื่องใดเรื่องหนึ่งที่เราไม่เคยทำ หรือไม่สันทัด หรือยังได้ผลไม่เป็นที่พอใจ ขั้นตอนแรกของการจัดการความรู้คือหาข้อมูล (ความรู้) ว่าเรื่องนั้นๆ มีบุคคลหรือกลุ่มคน ที่ไหน หน่วยงานใด ที่ทำได้ผลดีมาก (best practice) และถือเป็นกัลยาณมิตร (peers) ที่อาจช่วยแนะนำหรือให้ความรู้เราได้ กัลยาณมิตรนี้อาจเป็นเพื่อนร่วมงานในหน่วยงานเดียวกัน อาจเป็นหน่วยงานอื่นในองค์กรเดียวกัน หรือเป็นคนที่อยู่ในองค์กรอื่นก็ได้ แล้วติดต่อขอเรียนรู้วิธีทำงานจากเขา ไปเรียนรู้จากหน่วยงาน จะโดยวิธีไปดูงาน โทรศัพท์หรือ e-mail ไปถาม เชิญมาบรรยาย หรือวิธีอื่นๆ ก็ได้ หลักคิดในเรื่องนี้ก็คือ มีคนอื่นที่เขาทำได้ดีอยู่แล้ว ในเรื่องที่เราอยากพัฒนาหรือปรับปรุง ไม่ควรเสียเวลาคิดขึ้นใหม่ด้วยตนเอง ควร "เรียนลัด" โดยเอาอย่างจากผู้ที่ทำได้ดีอยู่แล้ว เอามาปรับใช้กับงานของเรา แล้วพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น ย้ำว่าการเรียนรู้จากกัลยาณมิตรนี้จะต้องไม่ใช่ไปลอกวิธีการของเขามาทั้งหมด แต่ไปเรียนรู้แนวคิดและแนวปฏิบัติของเขาแล้วเอามาปรับปรุงใช้งานให้เหมาะสมต่อสภาพการทำงานของเรา

ขั้นตอน
9 ขั้นสู่ Peer Assist : BP-Amoco มีขั้นตอนคร่าวๆ 9 ขั้นตอนดังนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนว่าทำ Peer Assist ทำไปเพื่ออะไร อะไรคือต้นตอของปัญหาที่ต้องการขอความช่วยเหลือ
2. ตรวจสอบว่าใครที่เคยแก้ปัญหาที่เราพบมาก่อนบ้างหรือไม่ โดยทำแจ้งแผนการทำ Peer Assist ของทีมให้หน่วยงานอื่นๆ ได้รับรู้ เพื่อหาผู้ที่รู้ในปัญหาดังกล่าว
3. กำหนด Facilitator (คุณอำนวย) หรือผู้สนับสนุน และอำนวยความสะดวกในกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างทีม เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ
4. คำนึงถึงการวางตารางเวลาให้เหมาะสมและทันต่อการนำไปใช้งาน หรือการปฏิบัติจริง โดยอาจเผื่อเวลาสำหรับปัญหาที่ไม่คาดคิดที่อาจจะเกิดขึ้น
5. ควรเลือกผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้มีความหลากหลาย (Diverse) ทั้งด้านทักษะ (Skill) ความสามารถ/ความเชี่ยวชาญ (Competencies) และประสบการณ์ (Experience) สำหรับจำนวนผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนอยู่ที่ประมาณ 6-8 คนก็เพียงพอ
6. มุ่งหาผลลัพธ์หรือสิ่งที่ต้องการได้รับจริงๆ กล่าวคือ การทำ Peer Assist นั้นจะต้องมองให้ทะลุถึงปัญหา สร้างทางเลือกหลายๆ ทาง มากกว่าที่จะใช้คำตอบสำเร็จรูปทางใดทางหนึ่ง
7. วางแผนเวลาสำหรับการพบปะสังสรรค์ทางสังคม หรือการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการ (นอกรอบ)
8. กำหนดบทบาทของแต่ละฝ่ายให้ชัดเจน ตลอดจนสร้างบรรยากาศ เพื่อให้เอื้ออำนวยต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกัน
9. แบ่งเวลาที่มีอยู่ออกเป็น 4 ส่วน คือ
· ส่วนแรกใช้สำหรับทีมเจ้าบ้านแบ่งปันข้อมูล (Information) บริบท (Context) รวมทั้งแผนงานในอนาคต
· ส่วนที่สองใช้สนับสนุน หรือกระตุ้นให้ทีมผู้ช่วยซึ่งเป็นทีมเยือนได้ซักถามในสิ่งที่เขาจำเป็นต้องรู้
· ส่วนที่สาม ใช้เพื่อให้ทีมผู้ช่วยซึ่งเป็นทีมเยือนได้นำเสนอมุมมองความคิด เพื่อให้ทีมเจ้าบ้านนำสิ่งที่ได้ฟังไปวิเคราะห์
· ส่วนที่สี่ ใช้สำหรับการพูดคุยโต้ตอบ พิจารณาไตร่ตรองสิ่งที่ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน

วิธีใช้
1. กำหนดประเด็นหรือเทคนิคที่ต้องการเรียนรู้ให้ชัดเจน ฝ่ายผู้ขอเรียนรู้เตรียมประชุมร่วมกันกำหนดคำถามหรือรายละเอียดของการทำงานหรือวิธีปฏิบัติที่ต้องการเรียนรู้ให้ชัดเจน และมีเป้าหมายแน่นอนว่าจะเอาความรู้ที่ได้มาประยุกต์ใช้เพื่อบรรลุผลใด ย้ำว่ากิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนเป็นการเรียนรู้ความรู้ปฏิบัติ ไม่ใช่ความรู้เชิงทฤษฎี
2. กำหนดตัวบุคคลที่จะมาร่วม ทั้งของฝ่ายผู้แบ่งปัน และฝ่ายผู้ขอเรียนรู้ โดยมีหลักว่าจะต้องได้ทีมที่มีทักษะ, ประสบการณ์, และความคิดที่แตกต่างหลากหลายและครอบคลุมประเด็น เทคนิค และทักษะที่ต้องการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และในขณะเดียวกันก็ไม่ทำให้กลุ่มใหญ่เกินไปจนขาดความเป็นกันเอง
3. มีการติดต่อสื่อสารระหว่างฝ่ายผู้เรียนรู้กับผู้แบ่งปันให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันในเรื่องเป้าหมายหลัก ทำความรู้จักตัวบุคคลที่จะมาร่วม การเตรียมตัวล่วงหน้าของทั้งสองฝ่าย เช่นฝ่ายแบ่งปันส่งเอกสารให้ฝ่ายขอเรียนรู้ ฝ่ายขอเรียนรู้ส่งตัวอย่างคำถามให้ฝ่ายแบ่งปัน ฯลฯ การเตรียมตัวล่วงหน้าจะช่วยให้สามารถใช้เวลาช่วงพบปะซึ่งมีน้อยให้เกิดประโยชน์ได้เต็มที่
4. ฝ่ายผู้ขอเรียนรู้กำหนดตัว “คุณลิขิต” ของตนไว้ล่วงหน้า และทั้งสองฝ่ายร่วมกันกำหนดตัว “คุณอำนวย” ของกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนไว้ล่วงหน้า “คุณอำนวย” จะช่วยวางแผนของกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนนี้ด้วย ตัว “คุณอำนวย” ควรมีประสบการณ์ในการทำหน้าที่ facilitator โดยอาจเป็นบุคคลภายนอก หรือภายในองค์กรฝ่ายขอเรียนรู้ หรือภายในองค์กรฝ่ายแบ่งปันก็ได้ แต่มีเงื่อนไขว่า “คุณอำนวย” จะต้องเข้าใจเรื่องราวตามวัตถุประสงค์ของกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนเป็นอย่างดี และเตรียมตัวศึกษาข้อมูลด้าน ความรู้ที่ต้องการหรือเป้าหมายการทำงานที่ต้องการเรียนรู้ ตัวบุคคลที่มาร่วม องค์กรทั้งสองฝ่าย ฯลฯ
5. เริ่มกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนด้วยกิจกรรมละลายพฤติกรรม หรือทำความคุ้นเคยกัน และสร้างบรรยากาศสบายๆ ไม่เกร็ง บรรยากาศที่เป็นอิสระ เปิดเผย ชื่นชมยินดี มีอารมณ์แจ่มใส แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นบรรยากาศที่เอาจริงเอาจัง อ่อนน้อมถ่อมตน และอยู่กับความเป็นจริงและข้อจำกัดซึ่งมีอยู่จริง คือไม่ใช่เวทีสำหรับโอ้อวดหรือโฆษณาหน่วยงานหรือตัวบุคคล แบ่งตัวกิจกรรมหลักออกเป็น ๔ ส่วนที่ใช้เวลาเท่าๆ กัน ได้แก่
· ช่วงให้ข้อมูลของทีมผู้ขอเรียนรู้ บอกความต้องการที่ชัดเจน บอกวิธีทำงานและผลที่ได้รับในปัจจุบันและความรู้ความเข้าใจหรือความเชื่อและข้อจำกัดที่ทำให้ปฏิบัติเช่นนั้น บอกข้อมูลด้านสภาพแวดล้อมหรือบริบทในการทำงาน และบอกว่ามีแผนจะดำเนินการในอนาคตอย่างไร ทีมผู้ขอเรียนรู้ต้องพยายามนำเสนอให้กระชับเพื่อให้ทีมผู้แบ่งปันได้มีเวลาแบ่งปันให้มาก
· ช่วงที่สอง ทีมแบ่งปันเป็นผู้พูดปรึกษาหารือกันภายในกลุ่ม (โดยที่ทีมขอเรียนรู้นั่งฟังอย่างสงบหรือออกไปนอกห้อง เพื่อให้ทีมแบ่งปันพูดคุยหารือกันได้อย่างอิสระ) ในประเด็นหลักต่อไปนี้
Ø คำบอกเล่าว่า สิ่งที่ได้มารับฟังส่วนใดที่ทำให้แปลกใจ เพราะอะไร ส่วนใดที่ตรงตามความคาดหมาย ส่วนใดที่คาดหวังไว้แต่ไม่ได้คำบอกเล่า
Ø ทีมแบ่งปันปรึกษาหารือกันว่าจะดำเนินการอะไรต่อเพื่อให้เข้าใจบริบทของทีมผู้ขอเรียนรู้ได้ชัดเจนขึ้น เช่น ขอข้อมูลเพิ่ม ขอสัมภาษณ์คนบางคนในองค์กร ขอโทรศัพท์ไปสอบถามคนภายนอก เช่นลูกค้า เป็นต้น
Ø ทีมแบ่งปันให้ความเห็นหรือทางเลือกวิธีปฏิบัติ แก่ที่ประชุมร่วมระหว่างทีมขอเรียนรู้กับทีมแบ่งปัน โดยเน้นว่าเป็นความเห็นจากประสบการณ์อันจำกัดของตน ขอย้ำว่าความเห็นนี้ไม่ใช่ความรู้สำเร็จรูปที่จะนำไปใช้ได้ทันที
· ช่วงที่สาม ทีมผู้ขอเรียนรู้ร่วมกันวิเคราะห์และสรุปประเด็นสำคัญๆ ที่ได้เรียนรู้ และกำหนดแนวทางดำเนินการต่อไป ในตอนจบช่วงนี้ ให้ผู้แทนของทีมขอเรียนรู้นำเสนอสิ่งที่ได้เรียนรู้ ผู้เข้าร่วมฟังควรมีพนักงานในองค์กรผู้ขอเรียนรู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นทั้งหมด (นี่คือเหตุผลว่าทีมผู้ขอเรียนรู้ควรเป็นทีมเหย้า และทีมผู้แบ่งปันเป็นทีมเยือน) นำเสนอทางเลือกต่างๆ และนำเสนอเรื่องราวที่วิธีการหนึ่งใช้ได้ผลในบริบทขององค์กรผู้แบ่งปัน ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะนำเสนอว่าจะต้องใช้วิธีการนั้นๆ เท่านั้น
· ช่วงที่สี่ ทีมผู้แบ่งปันนำเสนอ feedback ให้แก่ทีมผู้ขอเรียนรู้ ในประเด็นต่อไปนี้
Ø ส่วนใดที่ทีมผู้ขอเรียนรู้ทำได้ดีมากอยู่แล้ว
Ø ส่วนใดที่ควรปฏิบัติต่างไปจากเดิม เพราะเหตุใด มีทางเลือกอะไรบ้าง
Ø กล่าวถ้อยคำที่เป็นกำลังใจแก่ทีมผู้ขอเรียนรู้
Ø เตือนว่าอย่าคาดหวังคำตอบหรือคำแนะนำที่คล้ายเป็น “ยาผีบอก” ที่ได้ผลเหมือนเป่ามนตร์
หลังจากนั้น ผู้จัดกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนกล่าวขอบคุณทุกฝ่าย และอาจกล่าวเชิญทีมผู้แบ่งปันให้มาเยือนเป็นครั้งที่ 2 หลังจากทีมขอเรียนรู้ได้ปรับปรุงงานไปได้ระยะหนึ่ง โดยอาจนัดวันของกิจกรรมครั้งที่ 2 ไว้ล่วงหน้า มอบเวลา 5 นาทีสุดท้ายของช่วงที่ 4 นี้ ให้ทีมผู้แบ่งปันได้บอกว่าตนได้เรียนรู้อะไรจากกิจกรรมนี้ และจะนำความรู้นี้กลับไปทำอะไรในหน่วยงานหรือองค์กรของตน คำกล่าวตอนนี้จะช่วยให้เห็นว่ากิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนไม่ใช้การเรียนรู้ทางเดียว แต่เป็นการเรียนรู้ 2 ทาง คือเกิดการเรียนรู้ทั้งฝ่ายผู้ขอเรียนรู้ และฝ่ายผู้ขอแบ่งปัน
หลังจากนั้นจึงเป็นการทำ AAR กิจกรรมทั้งหมด ซึ่งจริงๆ แล้ว ควรทำ AAR เมื่อจบกิจกรรมของวันแรกด้วย
ข้อพึงเน้นในการทำกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนก็คือ (1) เน้นการเสาะหาทางเลือก และความเข้าใจลึกๆ (insight) ร่วมกัน ไม่ใช่เพื่อทำความตกลงวิธีการใดวิธีการหนึ่งอย่างจำเพาะ (2) อย่าเน้นการแก้ไขตัวบุคคล อย่าเจาะจงตัวบุคคล แต่ให้เน้นการพัฒนาวิธีทำงาน เจาะจงที่งานและผลงานในชีวิตจริง อาจใช้เทคนิค “เพื่อนช่วยเพื่อน” แบบไม่เต็มรูป หรือฉบับย่อ หรือแบบง่ายๆ เป็นกันเอง ก็ได้ ผู้ใช้พึงปรับ (ปรุง) เอาเองตามความเหมาะสม
ในกรณีที่จำนวนคนเข้าร่วมกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนมีจำนวนมากและเวลามีน้อย อาจใช้เทคนิคประชุมแบบหมุนเวียน (Rotating Peer Assist) คืออาจจัดวงประชุม 2-3 วง แล้วหมุนเปลี่ยนสมาชิกขอวง ให้คนได้พบกันทั้งหมด
หรือในกรณีต้องการพัฒนาทักษะบางอย่างในหลายองค์กรหรือหลายชุมชน อาจจัดกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนและบันทึก “ขุมความรู้” ไว้ สำหรับนำไปใช้แลกเปลี่ยนกับชุมชนอื่นๆ ในการประชุมเพื่อนช่วยเพื่อนครั้งที่ 2, 3, 4-.....
ความสัมพันธ์จากกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนไม่ควรสิ้นสุดไปกับการประชุม ทั้งสองทีมควรมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ (จากการเอาความรู้และแนวความคิดจากกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อนไปทดลองปฏิบัติ) กันผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศ จนกว่าจะถึงกำหนดนัดประชุมอีกครั้งหนึ่งซึ่งควรผลัดเปลี่ยนกันเป็นทีมเหย้า – ทีมเยือน

.........................

การบ้านสัปดาห์ที่ 1

กองบริหารทรัพยากรบุคคล สำนักบริหารทรัพยากรบุคคคล
สำนักงานสลากกินแบ่งรัฐบาล

คำจำกัดความ
สนับสนุนเครื่องมือและทรัพยากรในการบริหารบุคคล เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและยุทธศาสตร์ขององค์กร

ขอบเขตงาน
ศึกษาวิเคราะห์และจัดทำแผนบริหารทรัพยากรบุคคล พัฒนาโครงสร้างองค์กร ระบบงานและเครื่องมือทางการบริหาร กำหนดตำแหน่งตามกรอบอัตรากำลัง วางแผนอัตรากำลัง สรรหาและบรรจุแต่งตั้ง จัดทำโครงสร้างอัตราค่าตอบแทน ติดตามการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร เลื่อนขั้นเงินเดือน เสนอขอรับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ จัดทำทะเบียนข้อมูลประวัติ ดำเนินการทางวินัยและจรรยาบรรณของพนักงาน การออกจากงาน

พนักงาน
สายงานแผน/วิเคราะห์/พัฒนาเครื่องมือการบริหารทรัพยากรบุคคล
· จัดทำแผนบริหารทรัพยากรบุคคล
· พัฒนาโครงสร้างองค์กร ระบบงาน
· จัดทำและพัฒนาเครื่องมือทางการบริหาร
· กำหนดตำแหน่งตามกรอบอัตรากำลัง
· พัฒนาระบบ HRIS
ผู้รับผิดชอบ
ชูชาติ
รุ่งทิวา
ติยาภรณ์
สุกัญญา

สายงานสรรหา/แต่งตั้ง
· วางแผนอัตรากำลัง
· สรรหาและบรรจุแต่งตั้งโยกย้ายเลื่อนระดับ
· ติดตามการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร
· การออกจากงาน
· จัดทำทะเบียนข้อมูลประวัติ
ผู้รับผิดชอบ
วรรณศิริ
วรัญญา
นัยนา

สายงานเงินเดือนค่าตอบแทน/ความดีความชอบ
· จัดทำโครงสร้างอัตราค่าตอบแทน
· เลื่อนขั้นเงินเดือน
· เสนอขอรับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์
· จัดทำงบประมาณประจำปี
· เงินบำเหน็จความชอบ
· ควบคุมวันลา
ผู้รับผิดชอบ
อำไพ
วนิดา
ปฐมนารถ

สายงานวินัย กฎระเบียบ/บริการข้อมูล
· ดำเนินการทางวินัยและจรรยาบรรณของพนักงาน
· จัดทำ/พัฒนากฎระเบียบคำสั่งด้านบริหารบุคคล
· บริการเอกสารงานบุคคล เช่น หนังสือรับรอง บัตรประจำตัวต่างๆ
· รับนักศึกษาฝึกงาน
ผู้รับผิดชอบ
เพ็ญน้อย
หรินทร์ภรณ์
เดือนฉาย

ธรรมชาติและลักษณะการทำงาน รูปแบบของการปฏิสัมพันธ์ของคนในหน่วยงาน
เป็นการทำงานทั้งในเชิงรุกและเชิงรับ มีลักษณะการทำงานแบบ Buddy และมีการหมุนเวียนงาน (Job Rotate) เพื่อให้เกิดการเรียนรู้งานทั้งระบบ มีรูปแบบการทำงานแบบพี่น้อง มีการช่วยเหลือและสนับสนุนงานซึ่งกันและกัน

วิเคราะห์จุดแข็ง
1. ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลมีการจัดทำฐานข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลและระบบการรายงานที่ดี
2. สำนักงานฯ มีโครงการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อปรับปรุงระบบสารสนเทศของทั้งสำนักงานฯ ซึ่งรวมถึงระบบ HR อย่างต่อเนื่อง
3. สำนักงานฯ ให้การสนับสนุนการดำเนินงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลในด้านต่าง ๆ เช่น ด้านงบประมาณ ด้านการพัฒนาบุคลากร เป็นต้น
4. กองบริหารทรัพยากรบุคคลได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานต่าง ๆ ในการดำเนินงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล
5. กองบริหารทรัพยากรบุคคลมีสิ่งอำนวยความสะดวกต่อการปฏิบัติงานเป็นอย่างดี
6. มีระบบ IT ที่สามารถนำมาใช้สนับสนุนการพัฒนา KM

วิเคราะห์จุดอ่อน
1. กองบริหารทรัพยากรบุคคลยังไม่สามารถนำเอายุทธศาสตร์ขององค์กรไปสู่การปฏิบัติหรือเป็นทิศทางการดำเนินงานขององค์กรได้อย่างชัดเจน
2. ผู้บริหารส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจระบบการบริหารงานบุคคล จึงมองว่ากองบริหารทรัพยากรบุคคลยังไม่มีมาตรฐานในการกำหนดอัตรากำลังคนที่เหมาะสมเพียงพอ และการจัดวางคนยังไม่เหมาะสมกับตำแหน่งงาน
3. ผู้บริหารบางส่วนยังไม่เข้าใจขั้นตอนและวิธีการด้านการบริหารงานบุคคล ตลอดจนการประเมินผลการปฏิบัติงาน
4. ขาดการติดต่อ สื่อสารภายในสำนักงาน ฯ ทั้งในด้านนโยบาย และในด้านอื่น ๆ รวมถึงการทำงานร่วมกันของบุคลากร ตลอดจนกระบวนการด้านการเปิดรับฟังความคิดเห็น และการมีส่วนร่วมภายในองค์กรยังไม่ครอบคลุมและชัดเจนและส่วนใหญ่เป็นการสื่อสารทางเดียว
5. ระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรบุคคลล้าสมัย
6. ผู้บริหารและบุคลากรของสำนักงาน ฯ ยังขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่อง LO และ KM
7. ทัศนคติของบุคลากรยังไม่สอดคล้องกับ LO และ KM

ประเด็นปัญหา
จากจุดแข็ง – จุดอ่อนข้างต้น สามารถวิเคราะห์ได้ว่าการดำเนินงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงและหน่วยงานต่าง ๆ การให้ความร่วมมือในการบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นอย่างดี รวมถึงมีระบบฐานข้อมูลและระบบการรายงานที่ดี ทำให้ระบบบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลอยู่ในเกณฑ์ที่น่าพอใจ แต่ก็ยังไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมายที่คาดหวังไว้ เนื่องจากขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่องการบริหารทรัพยากรบุคคล ขาดการติดต่อสื่อสาร การสร้างความเข้าใจอันดีภายในองค์กร ประกอบกับโอกาสการมีส่วนร่วมของพนักงานในกระบวนการด้านบริหารทรัพยากรบุคคลมีไม่มาก รวมทั้งระเบียบ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง ไม่สอดรับกับแนวทางการบริหารทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่ รวมทั้งขาดความรู้ความเข้าใจและทัศนคติของบุคลากรยังไม่สอดคล้องกับ LO และ KM
สำนักงานฯ ไม่มีการจัดเก็บความรู้ที่อยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) หากสามารถใช้การจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นเครื่องมือในการถอด ดึง รวบรวม และจัดเก็บความรู้ที่อยู่ในตัวคน ให้เป็นองค์ความรู้ขององค์กรได้ ก็จะมีส่วนช่วยในการบริหารงานและพัฒนาบุคลากร โดยสามารถช่วยในเรื่องการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) การจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) การสรรหา (Recruitment) การจัดทำมาตรฐานงาน (Job Standard) การเพิ่มขีดความสามารถ (Competency) ในการทำงานให้ดีขึ้น ลดปัญหาและข้อผิดพลาดในการทำงาน ตลอดจนเป็นเครื่องมือที่ช่วยพัฒนาเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Development) แผนการสืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) โดยหากไม่เร่งดำเนินการอาจทำให้องค์ความรู้มีในตัวคนอยู่สูญหายไป และส่งผลให้องค์กรเสียโอกาสการแข่งขันในอนาคต

KM Focus area
เนื่องจากสำนักงานฯ อยู่ในช่วงเริ่มจัดทำ KM จึงได้กำหนดให้กองบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นหน่วยงานนำร่อง

เป้าหมายของ KM
เพื่อให้เกิดกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ อันจะนำไปสู่การเพิ่มขีดความสามารถ (Competency) ในการทำงานให้ดีขึ้น ลดปัญหาและข้อผิดพลาดในการทำงาน ตลอดจนเป็นเครื่องมือที่ช่วยพัฒนาเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Development) แผนการสืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) ของกองบริหารทรัพยากรบุคคล

ปัจจัยแห่งความสำเร็จ
1. การเปลี่ยนระบบคิด
2. พฤติกรรมในการจัดการความรู้ (แสวงหา แลกเปลี่ยนเรียนรู้ กลั่นกรอง จัดเก็บเผยแพร่ นำไปใช้)
3. ความพร้อมของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีในปัจจุบัน เป้าหมายการนำ IT มาใช้ใน KM
มีความพร้อมในเรื่องระบบ IT ทั้ง Hardware Software Peopleware Network โดยพนักงานในกองบริหารทรัพยากรบุคคลมีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้ในอัตรา 1 คนต่อ 1 เครื่อง และมีทักษะในการใช้คอมพิวเตอร์ค่อนข้างดี จึงกำหนดเป้าหมายในการนำเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บ ค้นคว้า เผยแพร่ความรู้เกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคล

การเขียนการ์ตูนล้อ

Focus Group

การสนทนากลุ่ม (Focus Group Discussion)

1. แนวคิดและความเป็นมาของการสนทนากลุ่ม
เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับความนึกคิด จิตใจ และพฤติกรรมของมนุษย์ ปัจจัยที่มีอิทธิพล ต่อพฤติกรรมปฏิกิริยาของบุคคลที่มีต่อสิ่งเร้า คำถาม ถามถึงความรู้สึก การตัดสินใจ การให้เหตุผล แรงจูงใจ ความประทับใจ หรือสถานการณ์ต่างๆที่มีความเป็นอิสระในการแสดงความเห็นการกำหนดเวลาของการสนทนาสถานที่และบรรยากาศของการสนทนาก็สร้างขึ้นมาให้เป็นกันเองที่สุด (Administrator, 2547) การสนทนากลุ่มได้มีการพัฒนาขึ้นครั้งแรกระหว่างสงครามโลกครั้งที่ 2 โดยนำมาใช้ในการประเมินประสิทธิผลของรายการวิทยุกระจายเสียงที่ออกอากาศในช่วงนั้น พอสิ้นสุดสงครามโลกครั้งที่ 2 ก็มีการนำมาใช้ในการวิจัยการโฆษณา และการวิจัยตลาด และมีการพัฒนานำมาใช้ในสาขาวิชาต่าง ๆ มากมายจนถึงปัจจุบันนี้

2. หลักการสนทนากลุ่ม
วิธีเก็บข้อมูลเชิงคุณภาพด้วยการจัดให้คนที่เลือกจากประชากรที่ต้องการศึกษาจำนวนไม่มากนัก มาร่วมวงสนทนากัน เพื่ออภิปรายพูดคุยกัน โดยมุ่งประเด็นการสนทนาไปยังเรื่องที่สนใจศึกษาในการจัดสนทนากลุ่มอย่างเป็นระบบ อาจเลือกผู้เข้าร่วมสนทนากลุ่มจำนวน 7-12 คน ที่มีลักษณะทางประชากร สังคม เศรษฐกิจ และวัฒนธรรมที่คล้ายคลึงกัน มาพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในประเด็นปัญหาเดียวกัน ระหว่างการพูดคุย มีพิธีกรเป็นผู้ดำเนินการ มีผู้จดบันทึกเป็นผู้จดย่อเนื้อหาการสนทนา และมีเทปบันทึกเสียงบันทึกรายละเอียดของการพูดคุย เมื่อเสร็จสิ้นการสนทนา ผู้จดบันทึกจะถอดรายละเอียดจากเทปที่บันทึกไว้ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการวิเคราะห์ต่อไป

3. ความหมายของการสนทนากลุ่ม
การสนทนากลุ่ม หมายถึง การรวบรวมข้อมูลจากการสนทนากับกลุ่มผู้ให้ข้อมูลในประเด็นปัญหาที่เฉพาะเจาะจง โดยมีผู้ดำเนินการสนทนา (Moderator) เป็นผู้คอยจุดประเด็นในการสนทนา เพื่อชักจูงให้กลุ่มเกิดแนวคิดและแสดงความคิดเห็นต่อประเด็นหรือแนวทางการสนทนาอย่างกว้างขวางละเอียดลึกซึ้ง โดยมีผู้เข้าร่วมสนทนาในแต่ละกลุ่มประมาณ 6-10 คน ซึ่งเลือกมาจากประชากรเป้าหมายที่กำหนดเอาไว้ (สำนักงานกองทุนสนับสนุนการวิจัย , 2549)
การสนทนากลุ่มเป็นรูปแบบการสัมภาษณ์ชนิดหนึ่งที่ใช้สำหรับผู้ที่ถูกสัมภาษณ์กลุ่มเล็ก ๆ มักใช้เก็บรวบรวมข้อมูลในกรณีที่ต้องการได้ข้อมูลจากการพิจารณากลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องกับปัญหาผู้ที่นำมาใช้ในการทำสนทนากลุ่มจะเป็นบุคคลที่ผู้ศึกษาคาดว่าจะเป็นผู้ที่สามารถให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ต้องการศึกษาได้เป็นอย่างดี โดยปกติจะใช้ผู้เข้าร่วมสนทนาประมาณ 8-12 คน หากใช้จำนวนน้อยกว่า 8 คน จะถือว่ากลุ่มตัวอย่างยังไม่เป็นตัวแทน แต่ถ้าใช้มากกว่า 12 คน จะทำให้เกิดปัญหายุ่งยากในการดำเนินงาน (วานิช มาลัยและอรสา ปานขาว, 2548)
ส่วนการจัดสนทนากลุ่ม คือ การที่จัดให้มีกลุ่มคนที่เป็นผู้รู้มีลักษณะทางเศรษฐกิจ สังคม อาชีพ หรือ คุณลักษณะภูมิหลังต่าง ๆ ที่ใกล้เคียงกันที่สุด และคาดว่าเป็นกลุ่มที่สามารถตอบประเด็นคำถามที่นักวิจัยสนใจได้ดีที่สุด มีสมาชิกที่เข้าร่วมกลุ่ม มีจำนวน 7-8 คน เป็นกลุ่มที่มีลักษณะโต้ตอบและโต้แย้งกันดีที่สุด ก่อให้เกิดการสนทนา ที่เปิดกว้างที่จะให้ทุกคนไม่อายคนวิพากษ์วิจารณ์ได้ดีที่สุด ส่วนในกรณีที่มีสมาชิก 9-12 คน ซึ่งเป็นกลุ่มใหญ่ วงสนทนาอาจจะมีการแบ่งกลุ่มย่อย หันหน้าเข้าสนทนากันเอง แต่ในกรณีนี้อาจจะลำบากในการนั่งสนทนาเป็นกลุ่ม และยากต่อการสรุปประเด็นปัญหาหรือวิเคราะห์ข้อมูล

4. ประโยชน์ของการสนทนากลุ่ม
1. ใช้ในการศึกษาความคิดเห็น ทัศนคติ ความรู้สึก การรับรู้ ความเชื่อ และพฤติกรรม
2. ใช้ในการกำหนดสมมติฐานใหม่ๆ
3. ใช้ในการกำหนดคำถามต่างๆ ที่ใช้ในแบบสอบถาม
4. ใช้ค้นหาคำตอบที่ยังคลุมเครือ หรือยังไม่แน่ชัดของการวิจัยแบบสำรวจ เพื่อช่วยให้งานวิจัยสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
5. ใช้ในการประเมินผลทางด้านธุรกิจ

5. ขั้นตอนการจัดสนทนากลุ่ม
กล่าวว่า การสนทนากลุ่มไม่ได้จัดทำได้ในระยะเวลาอันสั้น ก่อนที่จะมีการประชุมควรมีการเตรียมการไม่น้อยกว่า 4 สัปดาห์บางครั้งกว่าที่จะปฏิบัติได้จริงอาจใช้เวลาถึง 6-8 สัปดาห์ ก่อนที่จะมีการดำเนินงานผู้ร่วมงานควรมีการตกลง ทำความเข้าใจเกี่ยวกับหัวข้อการสนทนาและทดสอบคำถามเพื่อให้มีความเข้าใจตรงกัน เพื่อให้การสนทนาที่เกิดขึ้นเป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนดซึ่งมีขั้นตอนในการจัดสนทนากลุ่มดังนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. กำหนดกลุ่มเป้าหมายของผู้ให้ข้อมูล
3. ตัดสินใจว่าจะทำกี่กลุ่ม
4. วางแผนเรื่องระยะเวลาและตารางเวลา
5. ออกแบบแนวคำถาม ควรเรียงคำถามจากคำถามที่เป็นเรื่องทั่วๆไป เบาๆ ง่ายต่อการเข้าใจ และสร้างบรรยากาศให้คุ้นเคยกันระหว่างนักวิจัยกับผู้เข้าร่วมสนทนาแล้วจึงวกเข้าสู่คำถามหลัก หรือคำถามหลักของประเด็นที่ทำการศึกษาแล้วจึงจบลงด้วยคำถามเบาๆ อีกครั้งหนึ่ง เพื่อผ่อนคลายบรรยากาศในวงสนทนาและสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง ในช่วงท้ายอาจเติมคำถามเสริมเข้าไปแต่ต้องเป็นคำถามสั้นๆ อาจเป็นคำถามที่ไม่ได้เตรียมมาก่อน แต่เป็นคำถามที่ปรากฏขึ้นมาระหว่างการสนทนา
6. ทดสอบแนวคำถามที่สร้างขึ้น
7. ทำความเข้าใจกับผู้ดำเนินการสนทนา (Moderator) และผู้จดบันทึก (Notetaker)
o ผู้ดำเนินการสนทนา (Moderator) ต้องสร้างบรรยากาศในการสนทนา และควบคุมเกมได้เป็นอย่างดีให้เกิดความเป็นกันเองมากที่สุด Moderator จะต้องไม่แสดงความคิดเห็นของตนเอง ควรจะปล่อยให้ผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่ อิสระเสรีและเป็นธรรมชาติมากที่สุด Moderator ที่ดีจะต้องสามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี
o ผู้จดบันทึก (Notetaker) จะต้องอยู่ร่วมตลอดเวลาและควรทำหน้าที่ในการจดบันทึกเพียงอย่างเดียวไม่ควรร่วมสนทนาด้วย เพราะจะทำให้การจดบันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วน และจะต้องเป็นผู้ถอดเทปด้วยตนเอง เพื่อความเข้าใจในสิ่งที่ได้บันทึกและเนื้อหาสาระในเทปที่ตรงกัน
o ผู้ช่วยทั่วไป (Assistant) มีหน้าที่คอยควบคุมเครื่องบันทึกเสียงและเปลี่ยนเทปขณะที่กำลังดำเนินการสนทนา และอำนวยความสะดวกแก่ผู้ดำเนินการสนทนาและผู้จดบันทึก เพื่อให้แต่ละคนทำหน้าที่ได้อย่างเต็มที่
8. คัดเลือกผู้เข้าร่วมกลุ่มสนทนา
9. การจัดการเพื่อเตรียมการทำสนทนากลุ่ม เป็นการเตรียมสถานที่ กำหนดวัน เวลา และจัดเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็น เช่น เครื่องบันทึกเทป ม้วนเทป ถ่าน สมุด ดินสอ เครื่องดื่ม อาหารว่าง หนังสือเชิญผู้เข้าร่วมสนทนา เป็นต้น
10. จัดกลุ่มสนทนา

11. ประมวลผลและการวิเคราะห์ข้อมูล
o ถอดเทปออกมาเป็นบทสนทนา ควรถอดเทปออกมาอย่างละเอียดเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและต้องไม่ใส่ความคิดของตนเองที่ถือเป็นข้อสรุปลงไปด้วย
o วิเคราะห์ข้อมูล โดยการตีความหมายในรูปของการวิเคราะห์เนื้อหา ถ้าจะให้ดีควรทำการวิเคราะห์ร่วมกันหลายๆคนเพื่อเป็นการอภิปรายร่วมกัน ถ้ามีความเห็นไม่ตรงกันควรกลับไปฟังรายละเอียดจากเทปใหม่ แล้วกลับมาอภิปรายด้วยกันอีก
12. การเขียนรายงานการวิจัยควรเริ่มต้นโดยการเขียนเค้าโครงเรื่องก่อน แล้วเขียนผลการศึกษาแยกตามวัตถุประสงค์ของการศึกษาและหัวข้อของแนวคำถามโดยพรรณนาในเชิงอธิบาย

6. การดำเนินการสนทนากลุ่ม
1. แนะนำตนเองและทีมงาน ประกอบด้วย พิธีกร ผู้จดบันทึก และผู้บริการทั่วไป โดยปกติไม่ควรให้มีผู้สังเกตการณ์ อาจมีผลต่อการแสดงออก
2. อธิบายถึงจุดมุ่งหมายในการมาทำสนทนากลุ่ม วัตถุประสงค์ของการศึกษา
3. เริ่มเกริ่นนำด้วยคำถามอุ่นเครื่องสร้างบรรยากาศเป็นกันเอง
4. เมื่อเริ่มคุ้นเคย เริ่มคำถามในแนวการสนทนาที่จัดเตรียมไว้ทิ้งช่วงให้มีการถกประเด็น และโต้แย้งกันให้พอสมควร
5. สร้างบรรยากาศให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นต่อกัน ควบคุมเกมส์ไม่ให้หยุดนิ่ง อย่าซักคนใดคนหนึ่งจนเกินไป คำถามที่ถามไม่ควรถามคนเดียว อย่าซักรายตัว
6. ในการนั่งสนทนา พยายามอย่าให้เกิดการข่มทางความคิด หรือชักนำผู้อื่น ให้เห็นคล้อยตามกับผู้ที่พูดเก่ง (Dominate) สร้างบรรยากาศให้คนที่ไม่ค่อยพูดให้แสดงความคิดเห็นออกมาให้ได้
7. พิธีกรควรเป็นผู้คุยเก่งซักเก่ง มีพรสวรรค์ในการพูดคุย จังหวะการถามดี ถามช้าๆ ละเอียดควรมีการพูดแทรกตลกอย่างเหมาะสมด้วย

และในการดำเนินการสนทนากลุ่มยังมีปัจจัยที่จำเป็น ดังนี้
1. กระดาษสำหรับจดบันทึกและดินสอ
2. ชาร์ทหรือกระดานดำ
3. บทสคริปการสนทนากลุ่ม
4. รายชื่อผู้ร่วมสนทนากลุ่ม
5. ผู้จดบันทึกการสนทนา
6. เครื่องบันทึกเสียง
7. ป้ายชื่อ
8. การสร้างบรรยากาศให้สดชื่น
9. นาฬิกาจับเวลา

7. ข้อดีและข้อจำกัดของการจัดสนทนากลุ่ม
7.1 ข้อดีของการจัดสนทนากลุ่ม
1. ผู้เก็บข้อมูล เป็นผู้ได้รับการฝึกอบรมเป็นอย่างดี
2. เป็นการนั่งสนทนาระหว่างนักวิจัยกับผู้รู้ผู้ให้ข้อมูลหลายคนที่เป็นกลุ่ม จึงก่อให้เกิดการเสวนากันในเรื่องที่สนใจ ไม่มีการปิดบัง คำตอบที่ได้จากการถกประเด็นซึ่งกันและกันถือว่าเป็นการกลั่นกรองซึ่งแนวความคิดและเหตุผล โดยไม่มีการตีประเด็นปัญหาผิดไปเป็นอย่างอื่น
3. การสนทนากลุ่ม เป็นการสร้างบรรยากาศเสวนาให้เป็นกันเองระหว่างผู้นำการสนทนาของกลุ่มกับสมาชิกกลุ่มสนทนาหลาย ๆ คนพร้อมกัน จึงลดภาวการณ์เขินอายออกไปทำให้สมาชิกกลุ่มกล้าคุยกล้าแสดงความคิดเห็น
4. การใช้วิธีการสนทนากลุ่ม ได้ข้อมูลละเอียดและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการศึกษาได้สำเร็จหรือได้ดียิ่งขึ้น
5. คำตอบจากการสนทนากลุ่ม มีลักษณะเป็นคำตอบเชิงเหตุผลคล้าย ๆ กับการรวบรวมข้อมูลแบบคุณภาพ
6. ประหยัดเวลาและงบประมาณของนักวิจัยในการศึกษา
7. ทำให้ได้รายละเอียด สามารถตอบคำถามประเภททำไมและอย่างไรได้อย่างแตกฉาน ลึกซึ้งและในประเด็นหรือเรื่องที่ไม่ได้คิดหรือเตรียมไว้ก่อนก็ได้
8. เป็นการเผชิญหน้ากันในลักษณะกลุ่มมากกว่าการสัมภาษณ์ตัวต่อตัว ทำให้มีปฏิกิริยาโต้ตอบกันได้
9. การสนทนากลุ่ม จะช่วยบ่งชี้อิทธิพลของวัฒนธรรมและคุณค่าต่าง ๆ ของสังคมนั้นได้ เนื่องจากสมาชิกของกลุ่มมาจากวัฒนธรรมเดียวกัน
10. สภาพของการสนทนากลุ่ม ช่วยให้เกิดและได้ข้อมูลที่เป็นจริง



7.2 ข้อจำกัดของการสนทนากลุ่ม
1. ถ้าการกำหนดประเด็นต่าง ๆ ยังคลุมเครือไม่ชัดเจน ก็ยากต่อการกำหนดตัวแปรหรือปัจจัยและการสร้างแนวคำถาม
2. การสร้างแนวคำถาม จะต้องเรียบเรียงแนวคำถามให้ดีไม่วกวน โดยอาจจะเรียงลำดับตามประเภทของประเด็นตามความยากง่ายหรือตามลำดับความตรงไปตรงมาและซับซ้อนของเหตุผลดังนั้นควรจะต้องมีการทดสอบ (Pretest)
3. การคัดเลือกสมาชิกผู้เข้าร่วมวงสนทนา จะต้องได้ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้โดยต้องมีลักษณะต่างๆ ที่เหมือนกัน (Homogeneous) ไม่ข่มซึ่งกันและกัน
4. คำตอบในวงสนทนาบางคำตอบ อาจจะไม่ได้จากการสนทนากลุ่ม
5. เหตุการณ์หรือพฤติกรรมหรือคำตอบในบางประเด็นคำถามที่สมาชิกกลุ่มคิดว่าเป็นประเด็นธรรมดาและเคยชินอยู่แล้ว บางทีสมาชิกกลุ่มนึกไม่ถึงลืมหยิบยกมาตอบ ทำให้ไม่ได้คำตอบในเรื่องคำถามในประเด็นดังกล่าว
6. การสนทนากลุ่มจะให้ผลดีมากในการศึกษาหลาย ๆ เรื่องแต่ไม่ใช่ทุกเรื่อง
7. ภาษาในการพูดคุยนับว่าเป็นสิ่งสำคัญมาก ควรจะพูดภาษาท้องถิ่นของสมาชิกในกลุ่มสนทนาหรือในพื้นที่ที่ทำการศึกษา
8. เทปบันทึกข้อมูล ถ้าไม่พร้อมหรือสภาพไม่เหมาะแก่การบันทึก ถ้าใช้ในการบันทึกข้อมูลแล้วเสีย บันทึกไม่ติดจะทำให้เสียข้อมูลไปเลย
9. ถ้าพิธีกรไม่ได้รับการฝึกฝนให้เป็นผู้ดำเนินการสนทนาที่ดี เตรียมตัวไม่พร้อม คุมเกมไม่ได้ ก็จะทำให้วงสนทนาดำเนินไปได้ไม่ราบรื่น
10. ถ้าในการสนทนากลุ่ม มีผู้ร่วมสนทนาเพียงไม่กี่คนที่แสดงความคิดเห็นอยู่ตลอดเวลาจะทำให้ข้อมูลที่ได้เป็นเพียงความคิดเห็นของคนส่วนน้อยเหล่านั้น ดังนั้นจึงต้องระวังไม่ให้มีการผูกขาดการสนทนาขึ้น
11. พฤติกรรมบางอย่างซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ยอมรับในชุมชนอาจไม่ได้รับการเปิดเผยในกลุ่มสนทนา ในกรณีนี้ใช้การสัมภาษณ์ตัวต่อตัวจะดีกว่า



บทสรุป
จากข้อดีและข้อจำกัดของการจัดสนทนากลุ่มนั้นจะพบว่าในการเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นจะต้องใช้อย่างระมัดระวังโดยต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
1. การเลือกผู้ดำเนินการสนทนากลุ่มนั้นควรเป็นผู้ที่พูดและฟังภาษาท้องถิ่นได้ และต้องมีความเหมาะสมกับหัวข้อเรื่องที่ใช้ในการสนทนากลุ่ม
2. ควรให้ผู้เข้าร่วมอยู่ร่วมกลุ่มโดยตลอดตั้งแต่ต้นจนจบ
3. เนื่องจากการจัดการสนทนากลุ่มนี้ไม่สามารถใช้กับการศึกษาวิจัยได้ทุกเรื่อง หากผู้ที่จะนำมาใช้ได้พิจารณาให้รอบคอบ โดยคำนึงถึงผลดีและผลเสียที่จะเกิดก่อนที่จะเลือกวิธีการเก็บข้อมูลโดยใช้วิธีการนี้ก็จะทำให้งานวิจัยที่ออกมามีคุณภาพและน่าเชื่อถือ

....................................

อ้างอิง
http://www.vijai.org/Tool_vijai/12/02.asp ค้นเมื่อ 15 ธันวาคม พ.ศ.2552
images.onzonde.multiply.multiplycontent.com/.../0/.../focusgroup.doc?nmid...
ค้นเมื่อ 15 ธันวาคม พ.ศ.2552